在人力资源管理的工作内容中，考勤管理可以算是最基础的工作之一，时常会被管理者所忽视，但劳动争议案件中因考勤而产生的纠纷其实是占据相当数量的。在进行考勤管理时还是需要注意诸多讲究，考勤管理的一些常见病会直接导致用工单位承担巨大的法律风险。

认准主要考勤方式

当前科技迅猛发展，考勤方式也日新月异，从纸片打卡钟考勤到射频IC卡打卡考勤，从指纹打卡考勤到人脸识别考勤，不一而足。虽然企业大都执行单一的考勤方式，但多重考勤方式并存的企业也不占少数。个别用工单位为了减少电子考勤的差错（如漏打卡、设备损害、设备误差等），还另外增加了手工考勤方式，而这两种考勤方式在记录结果上很可能存在较大差异。

在许多加班工资争议案件中，用工单位主张将手工考勤作为认定工作时间的依据，而劳动者则主张以电子考勤为准。管理上的不严谨导致考勤记录的不明确性，用工单位应当承担主要责任。很多用工单位对出勤时间的认定标准并无制度规定或合同约定，这也导致在实际的争议处理中，仲裁员或法官会从有利于劳动者角度考虑。

缺勤记录必须明确事由

在企业日常考勤管理当中，员工因病假、事假等而缺勤是常有的事，但若对有关缺勤缺乏明确的标准，则员工是否属于旷工、是否属于休假、休了什么假等，都将成为疑问。

《职工带薪年休假条例》规定，职工连续工作1年以上，用工单位应当安排职工休假。如未休假，则用工单位应当支付未休年假的三倍工资。在年假争议的案件类型中，由于用工单位在休假安排上居主导地位，故对是否已休假、休了多少天假，均应由用工单位举证。若缺乏相应的缺勤记录，用工单位将处于极为不利的境地。已休过假的员工也可能主张未休年假的三倍工资，如没有其他证据，则用工单位极有可能败诉。而涉及加班调休的争议中，有些用工单位的考勤记录只记载了调休的日期，而未注明是哪一时间段的加班调休，在具体争议中，用工单位或称2014年的加班已在2014安排调休，而劳动者则主张2014年的调休日期是针对2013年的加班。对这些问题若用工单位不能给予合理解释，都有可能要承担不利后果。

考勤记录要签名

考勤记录是劳动争议当中的典型证据形式，而该类证据的真实性、关联性也是各方争论的焦点。其中最典型的争议是，没有员工签字确认的考勤记录是否具有证明效力。

考勤记录关乎员工的工资休假等权益，对其真实性的判断至关重要。而用工单位提供的考勤记录是否属于原始证据、是否形成于当时、是否具有更改可能性、是否经员工签字确认等，都是判断考勤记录真实与否的重要标准。

通常，人工考勤记录往往有部门主管签字，这些证据也往往形成于当时，事后补救可以通过特殊手段（司法鉴定等）加以验证，若无员工签字必然导致该证据无效。而电子考勤记录则不然，其具有物质依赖性和易更改性，企业出示的往往都是电子考勤记录的打印件。而未经员工签字确认的打印件，从证据形式上看，其属于非原始证据，而该打印件是否与原始保存的考勤记录完全一致是值得怀疑的。

因此，在司法实践中，用工单位需要提供其他证据加以佐证电子考勤记录打印件的真实性，如制作考勤记录导出过程的视频，以证明该证据的形成过程是真实的，如提供工资发放情况与考勤记录核对。若不能提供其他证据加以佐证，或者其他证据存在自相矛盾之处，则用工单位将面临诉讼风险。从控制风险角度来看，电子考勤记录定期交由员工签字，是确保考勤记录真实、合法、有效的重要手段。

记录保管要妥善

在劳动争议案件中，与考勤记录相关的旷工争议、加班费争议往往存在仲裁时效限制。但时效限制的背后，却要求用工单位务必要保管相关的管理文件，考勤记录便是其中之一。

举例来说，员工主张离职前5年的加班费，那么对争议发生前2年的考勤记录，用工单位负有举证义务。若劳动者能举证证明用工单位掌握管理考勤记录，则用工单位应当提供该劳动者2年内的考勤记录，不能提供的将承担不利后果。有些用工单位以为离职员工已经不是公司的人了，所以对其过往的资料疏于保管，或销毁或遗弃，一旦涉诉，则往往面临举证不足的问题。那么，考勤记录应该保存多久呢？

对于主动离职、合同期满终止、与单位协商解除的离职员工，笔者建议最低保管期限为1年（自员工离职之日起计算），因该类员工发生劳动争议的概率较小。而对于单位单方辞退、被动离职的职工，笔者建议保管期限为2年。以上均需要保存该员工在职期间的所有考勤资料。

及时申报、续延特殊工时制

企业由于部分员工工作岗位的特殊性（如外勤人员、司机、高级管理人员等）而执行不定时工时制和综合工时制，既是控制成本的需要，也便于管理统计。但部分用工单位却对特殊工时制存在误解。

第一，认为特殊工时制只需合同约定或制度规定即可。根据现行政策，实行综合工时或不定时工时制度须经劳动行政部门批准。未经批准，即使双方有约定也不得执行特殊工时制，而只能按照标准工时制统计加班。

第二，认为只要劳动行政部门批准，就可全员执行特殊工时制或永久执行特殊工时制。根据特殊工时有关申报规定，经批准的特殊工时制有适用期限、适用岗位的限制。不是所有的岗位都能执行特殊工时制度，也不是申请特殊工时制获得批准后便可一劳永逸。

第三，认为执行特殊工时制无须告知员工。尽管是否执行特殊工时制主要取决于是否获得审批而非员工知晓，但员工不知情容易埋下劳动争议隐患，更为重要的是，究竟哪些岗位属于审批范围，需要企业事先规定或及时与员工沟通确认，以减少争议发生的可能性。

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